Vous aimeriez faire vivre et découvrir la musique symphonique? C’est votre chance de contribuer à cette mission… Nous recherchons un adjoint administratif pour se joindre à notre belle équipe engagée! L’adjoint administratif sera appelé à travailler en collaboration avec les départements de financement et de marketing et communications pour effectuer des tâches administratives et de service à la clientèle. Il réalisera ses activités dans le respect des valeurs et de la mission de l’organisation. Principales responsabilités

Secrétariat

• Prendre les appels et accueillir les visiteurs qui ont besoin d’informations sur les concerts et qui désirent faire l’achat de billets, d’abonnement ou faire un don ;
• Traiter le courrier (distribution à l’interne, effectuer les envois postaux) ;
• Réviser et mettre en page divers textes et documents dans Word (encarts, brochure, La Note, Infolettre, etc.)
• Rédiger différents types de lettres (invitation, remerciement, concours, etc.) et en assurer les suivis ;
• Planifier et prévoir le matériel nécessaire pour les équipes de bénévoles du soutien administratif (classement, mise en enveloppe, dépouillement du courrier) et des concerts (table de presse et vente d’objets promotionnels), superviser les bénévoles ;
• Gérer le renouvellement et l’inscription des nouveaux bénévoles ;
• Faire le suivi des heures des bénévoles aux responsables des comités pour la fin d’année financière ;
• Mettre à jour les informations des donateurs et abonnés dans Prodon .

Financement

• Effectuer les tâches administratives et aider à la préparation de la Campagne de dons et autres activités bénéfices ;
• Participer à l’organisation et à la logistique des événements-bénéfices ;
• Effectuer la saisie de données (dons, activités-bénéfice, commandites, etc.) ;
• Faire les suivis des activités de reconnaissance pour les donateurs ;
• Préparer les rapports de ventes et commandites hebdomadaires lors d’événement-bénéfice ;
• Gérer l’encan (solliciter des lots, préparer l’encan, faire payer et remettre les lots, récupérer les preuves et effectuer la saisie) ;
• Effectuer les requêtes dans Prodon afin de générer des listes de données.

Marketing et communications

• Effectuer les envois de la brochure lors de la Campagne d’abonnement ;
• Colliger le rapport quotidien des ventes d’abonnements du télémarketing et le transmettre au GTQ ;
• Gérer et effectuer le renouvellement de la carte-privilèges des abonnés ;
• Traiter, à l’occasion, les différentes demandes de billets de faveur, faire les suivis nécessaires et être présent lors
de certains concerts;

Formation

 DEC en bureautique ou autre formation connexe. Formation en philanthropie (un atout).
Expérience
 Expérience pertinente de trois (3) ans en soutien administratif et au service à la clientèle.
Connaissances
 Excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de base (Word, Excel et PowerPoint) ;
 Connaissance du logiciel Prodon ou d’un programme de CRM (un atout) ;
 Bonne capacité rédactionnelle en français et excellente maîtrise du français ;
 Bonne connaissance de l’anglais ;
 Connaissance et intérêt pour la musique symphonique (un atout).

Compétences

 Habiletés relationnelles
 Initiative
 Autonomie
 Polyvalence
 Rigueur
 Sens de l’organisation
 Bonne gestion des priorités

Conditions de travail:

 Poste permanent à temps plein (35 heures)
 Disponible pour travailler, à l’occasion, au-delà de l’horaire normal de travail
 Programme d’assurances collectives
 Participation de l’employeur à un programme de REER collectif
 Privilèges employés
 Belle équipe de travail engagée et motivée!

Date limite pour postuler : 23 mai 2021 – Date d’entrée en fonction : Dès que possible.

Nous vous remercions d’avoir pris le temps de nous faire parvenir votre candidature, prenez note que seules les personnes retenues seront contactées.

Pour postuler, faites parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation à l’attention de Mme Marie-Hélène Lévesque, CRHA, conseillère RH, mhlevesque@osq.org.

N’hésitez pas à la contacter pour toute question, il lui fera plaisir de vous parler des responsabilités du poste et de l’Orchestre symphonique de Québec.

Vous pouvez la joindre au 418-803-4044.
Au plaisir de faire votre connaissance!

Qui sommes- Qui sommes-nous?
L’Orchestre symphonique de Québec interprète et fait la promotion de la musique symphonique. Il offre des concerts et des
activités musicales et éducatives à des publics de tous âges et de tous horizons tant dans la Capitale nationale qu’au Québec
et au-delà. L’Orchestre symphonique de Québec est le doyen des orchestres du Canada.